Namen politike zasebnosti je seznaniti posameznike, stranke, uporabnike izdelkov ali storitev, sodelavce, zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo s Sindikatom Univerze v Mariboru (v nadaljevanju: »organizacija«), o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja organizacija.
Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.
Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«)), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.
Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.
| Upravljavec osebnih podatkov: Sindikat Univerze v Mariboru Slomškov trg 15, 2000 Maribor e-pošta: info@sindikat-um.si Spletna stran: https://sindikat-um.si/ | Pooblaščena oseba za varstvo podatkov: V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo DATAINFO.SI, d.o.o., Tržaška cesta 37c, 2000 Maribor. e-pošta: dpo@datainfo.si telefon: +386 (0) 2 620 4 300 Spletna stran: www.datainfo.si |
1) Osebni podatki
Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljivi posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot so: ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator ali navedba enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.
2) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov
Organizacija zbira in obdeluje osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:
- obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
- obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
- obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
- posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
- obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.
- Izpolnitev zakonske obveznosti
Organizacija obdeluje osebne podatke, kadar je to potrebno za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, zlasti v zvezi z opravljanjem funkcij v organih sindikata, sodelovanjem oseb pri sindikalnih dejavnostih, izvajanjem nalog na drugih pravnih podlagah ter izpolnjevanjem davčnih in drugih zakonskih obveznosti.
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov so veljavna zakonodaja (npr. Zakon o delovnih razmerjih, Zakon o reprezentativnosti sindikatov, Zakon o davku na dodano vrednost), Statut Sindikata Univerze v Mariboru ter drugi predpisi, ki sindikatu nalagajo ali omogočajo obdelavo osebnih podatkov.
- Izvajanje pogodbe
V primerih, ko posameznik z organizacijo sklene pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke sme organizacija tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe.
Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, organizacija ne more skleniti pogodbe, prav tako organizacija ne more izvesti storitve v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Na tej podlagi podjetje obdeluje samo in izključno tiste osebne podatke, ki so potrebni za sklenitev in pravilno izvajanje pogodbenih obveznosti. Rok hrambe je do izpolnitve namena oz. do 6 let po prenehanju pogodbe, razen v primerih, ko pride med posameznikom in podjetjem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani podjetje podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 6 let od dneva mirne razrešitve spora.
Organizacije obdeluje osebne podatke članov sindikata, ki se s podpisom Pristopne izjave včlanijo v sindikat. Organizacija obdeluje osebne podatke članov sindikata na podlagi točke (d) drugega odstavka 9. člena Splošne uredbe, ki dovoljuje obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov, kadar obdelavo v okviru svojih zakonitih dejavnosti z ustreznimi zaščitnimi ukrepi izvaja ustanova, združenje ali katero koli drugo neprofitno telo s sindikalnim ciljem. Organizacija osebne podatke članov posreduje tretjim osebam le na podlagi izrecnega soglasja posameznika.
Organizacija obdeluje osebne podatke članov v okviru zakonitih dejavnosti sindikata z namenom izvajanja sindikalnih ciljev, kjer se obdelava nanaša samo na člane ali nekdanje člane sindikata. Obdelava se izvaja z namenom izvajanja članstva v sindikatu in izpolnjevanje obveznosti in pravic sindikata do članov v skladu s Statutom Sindikata Univerze v Mariboru in zakonodajo ter obveščanjem članov o aktivnostih sindikata in pridobivanjem reprezentativnosti sindikata v skladu z zakonom, kolektivno pogodbo in akti sindikata, v katerega se posameznik včlanjuje.
Organizacija za namene iz prejšnjega odstavka obdeluje naslednje podatke članov: ime in priimek, datum rojstva, elektronski naslov, telefonska številka, naslov prebivališča, fakulteta/članica (kjer je zaposlen). Osebne podatke hrani ves čas trajanja članstva. Po izstopu člana organizacija njegove podatke izbriše, nekatere izmed njih pa hrani še za toliko časa, kolikor je nujno zaradi zakonskih obveznosti ali uveljavljanja pravnih zahtevkov.
- Zakoniti interes
Organizacija lahko osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa podjetje opravi presojo skladno z zakonodajo. Obdelava osebnih podatkov posameznikov za namene neposrednega trženja se šteje za opravljeno v zakonitem interesu.
Organizacija lahko obdeluje osebne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonitega opravljanja dejavnosti, tudi za namene obveščanja o dogodkih ipd. Za dosego teh namenov lahko organizacija uporablja navadno pošto, telefonske klice, elektronsko pošto in druga telekomunikacijska sredstva. Za namene neposrednega trženja lahko podjetje obdeluje naslednje osebne podatke posameznikov: ime in priimek posameznika, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko in naslov elektronske pošte. Navedene osebne podatke lahko za namene neposrednega trženja podjetje obdeluje tudi brez izrecne privolitve posameznika. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu ali posreduje zahtevek po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov podjetja.
- Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja
Če organizacija nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti, zakonitega interesa ali zaščite življenja posameznika, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:
- naslov prebivališča in naslov elektronske pošte (za namene obveščanja in komunikacije);
- fotografije, videoposnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih podjetja;
- druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.
Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov organizacije. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Organizacija lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.
Izjemoma lahko organizacija zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe v primerih uresničevanja pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanja pravne obveznosti obdelave, razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja, namenov arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalnih namenov, statističnih namenov, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov.
Pravna podlaga za obdelavo podatkov je privolitev. Podatki se bodo obdelovali do preklica oziroma do umika privolitve oziroma do izpolnitve namena obdelave. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.
- Zaščita življenjskih interesov posameznika
Organizacija lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko organizacija poišče osebni dokument posameznika, preveri, ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar organizacija ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.
3) Hramba in izbris osebnih podatkov
Organizacija bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor organizacija podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo v času sodelovanja z organizacijo, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih organizacija obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in organizacijo do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani organizacija podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 6 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih organizacija obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo organizacija hranila do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. Organizacija lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon. V primeru uveljavljanja pravic posameznika organizacija hrani osebne podatke tega posameznika, dokler o zadevi ni pravnomočno odločeno, po pravnomočnosti pa skladno s pravnomočno odločitvijo v zadevi.
Izjemoma lahko organizacija zavrne zahtevo za izbris iz razlogov, kot so: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora organizacija osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.
4) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov
Organizacija lahko posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisano v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.
Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje organizacija, so predvsem:
- računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
- ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr.Microsoft, Google);
- ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).
Organizacija za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja vodi tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, kjer so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci, s katerimi organizacija sodeluje.
Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil organizacije in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.
Organizacija kot upravljavec osebnih podatkov ne iznaša v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme podjetje in potrdijo nadzorni organi v EU).
5) Piškotki
Spletna stran organizacije deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta itd. Ob vstopu na spletno stran se na napravo naložijo samo tisti piškotki, ki so nujno potrebni za delovanje spletne strani (npr. za nakupovalno košarico). Nenujnih piškotkov upravljavec ne uporablja
Spletna stran uporablja naslednje piškotke:
| Ime piškotka | Čas trajanja | Funkcija |
| PH_HPXY_CHECK | seja | tehnični piškotek, ki omogoča pravilno delovanje spletne strani z izvajanjem preverjanja stanja strežnika in uravnoteženjem obremenitve |
6) Varovanje podatkov in točnost podatkov
Organizacija skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativnosistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko-tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom. Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni.
7) Pravice posameznika glede obdelave podatkov
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe in veljavne zakonodaje varstva osebnih podatkov.
Vse navedene pravice in vsa vprašanja lahko posameznik uveljavlja z zahtevkom, poslanim na naslov organizacije. Na zahtevek posameznika bo organizacija odgovorila brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer bo posameznik obveščen, skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa lahko organizacija zaračuna razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti, če se ponavlja. V takšnem primeru lahko organizacija zahtevo tudi zavrne. V primeru dvoma o identiteti posameznika se lahko zahteva dodatne informacije, ki jih organizacija potrebuje za ugotovitev identitete.
Organizacija bo v odločitvi o zahtevi posameznika seznanila tudi z razlogi odločitve in informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od seznanitve z odločitvijo. Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko posameznik uveljavlja pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu: Dunajska 22, 1000 Ljubljana( e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).
Politika zasebnosti velja od 19. junija 2026 dalje.
Sindikat Univerze v Mariboru
Simon Zupan, zastopnik